Administrative Assistant

Job description

Sous l’autorité de la direction générale, l’agent.e à l’administration joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du CPE.

Personne hautement opérationnelle, elle assure la gestion efficace des ressources administratives, matérielles et financières. Elle apporte également un soutien important à la directrice adjointe à l’administration dans la gestion des opérations financières.

Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse, débrouillarde et orientée solutions, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément dans un contexte de ressources optimisées.

La personne recherchée doit

• Détenir une formation en administration, comptabilité ou dans un domaine connexe (DEP, AEC ou DEC), ou toute combinaison de formation et d’expérience pertinente ;
• Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, idéalement en CPE ou en milieu connexe ;
• Démontrer une solide expérience en opérations comptables courantes ;
• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de rigueur et de gestion des priorités ;
• Posséder de l’autonomie, de la débrouillardise et un très bon jugement ;
• Être en mesure de participer à des décisions parfois délicates, pouvant être perçues comme impopulaires, dans une perspective d’équité, de cohérence organisationnelle et de saine gestion;
• Démontrer une compréhension fonctionnelle des lois et encadrements applicables, notamment ceux prévus au Code du travail, afin de soutenir adéquatement la direction dans l’application des règles et la gestion des situations administratives et humaines ;
• Être à l’aise dans un environnement en constante évolution et avec des ressources optimisées ;
• Maîtriser les outils informatiques usuels (suite Office, logiciels comptables et systèmes de paie) ;
• La connaissance du logiciel ACCEO constitue un atout majeur ;
• Être en mesure de se déplacer entre les installations du CPE (posséder une voiture).
• Absence d'empêchement judiciaire

Une expérience combinant logistique, ressources humaines et comptabilité sera considérée comme un atout important.

Principales responsabilités

Volet opérationnel

• Coordination des demandes de maintenance et suivi des installations ;
• Planification des achats de matériel et de fournitures (excluant le matériel pédagogique et alimentaire) ;
• Suivi des inventaires ;
• Préparation des appels d’offres et gestion des contrats de service ;
• Relations avec les fournisseurs ;
• Veille au bon fonctionnement général des installations.

Volet comptabilité et finances

• Traitement de la paie ;
• Gestion des comptes à recevoir et à payer ;
• Paiement des fournisseurs ;
• Suivi des opérations financières courantes ;
• Soutien à la directrice adjointe à l’administration dans la gestion financière du CPE ;
• Contribution à l’optimisation des pratiques administratives et financières.

Ce que nous offrons

• Un poste permanent de 34 heures par semaine réparti sur 4 jours ;
• Un poste 100% en présentiel
• Une politique de ressources humaines avantageuse incluant des congés personnels ;
• Des assurances collectives ;
• Un régime de retraite ;
• Des repas du midi offerts à moindre coût ;
• Un milieu de travail humain, collaboratif et stimulant ;
• Une équipe engagée et solidaire ;
• Un rôle clé et concret au sein du CPE.

Avantages

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Vie
• Congés payés
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Régime de retraite
• Stationnement sur place